Nowe wymogi raportowania ESG dla spółek z o.o.
Od 15 marca 2025 roku średnie spółki z o.o. w Polsce muszą wdrożyć systemy zbierania danych niefinansowych, aby sprostać nowym przepisom o raportowaniu zrównoważonego rozwoju. Zgodnie z zapisami dyrektywy CSRD, brak przygotowanych procedur grozi nie tylko karami od urzędu regulacji, ale też odcięciem od finansowania bankowego dla 47% badanych przez nas podmiotów z sektora przemysłowego. Van Patterson przygotował wykaz konkretnych kroków, które pozwolą Twojej firmie zachować efektywność systemową w nowym reżimie prawnym.
Progi zatrudnienia i finansowe w 2025 roku
Większość zarządów w Krakowie i okolicach wciąż błędnie zakłada, że raportowanie ESG dotyczy wyłącznie gigantów giełdowych. Fakty są inne – od przyszłego roku obowiązek ten obejmie spółki zatrudniające powyżej 251 pracowników, o ile ich suma bilansowa przekracza 110 mln PLN. Analiza twardych danych rynkowych pokazuje, że w samym województwie małopolskim dotyczy to 83 nowych podmiotów, które wcześniej nie miały styczności z audytem niefinansowym. To nie jest kwestia wizerunku, lecz twardy wymóg prawny, który sprawdzany będzie przy każdym odnowieniu linii kredytowej po 1 stycznia.
Jeśli Twoja spółka z o.o. spełnia przynajmniej dwa z trzech kryteriów (liczba osób, obrót, suma bilansowa), musisz wyznaczyć zespół odpowiedzialny za gromadzenie wskaźników już w pierwszym kwartale. Nasze biuro przy ul. Karmelickiej 9 odebrało w ostatnim miesiącu zapytania od 14 firm, które zorientowały się, że ich systemy księgowe nie zbierają danych o zużyciu energii w sposób wymagany przez audytorów. Stanowisko urzędu regulacji jest jasne: raporty muszą być porównywalne i oparte na dowodach, a nie na szacunkach z poprzednich lat. Nie ma tu miejsca na improwizację, bo błąd w wyliczeniu śladu węglowego o 5,7% może skutkować odrzuceniem sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.
Warto pamiętać, że proces zbierania danych (tzw. należyta staranność) musi objąć cały rok obrotowy. Jeśli zaczniesz zbierać dane w lipcu, nie będziesz w stanie rzetelnie odtworzyć zużycia z pierwszych trzech miesięcy roku bez ryzyka błędu. W Van Patterson widzimy, że firmy, które zaczęły testowe raportowanie w 2024 roku, skróciły czas przygotowania finalnego dokumentu o 12 dni roboczych. To konkretna oszczędność czasu dla działu prawnego i finansowego, która pozwala uniknąć nadgodzin w gorącym okresie zamykania roku.
Błąd w wyliczeniu śladu węglowego o zaledwie 5,7% może skutkować odrzuceniem całego sprawozdania przez biegłego rewidenta.
Emisje zakresu 1 i 2 – co musisz zmierzyć?
Kluczowym elementem raportu jest wyliczenie emisji gazów cieplarnianych bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną spółki. Zakres 1 obejmuje spalanie paliw w kotłach własnych oraz w autach służbowych (np. jeśli firma posiada flotę 11 pojazdów dostawczych). Z kolei Zakres 2 to energia elektryczna i ciepło sieciowe zakupione od zewnętrznych dostawców, takich jak Tauron czy PGE. Realna redukcja kosztów przesyłu oraz optymalizacja miksu energetycznego to teraz nie tylko oszczędność pieniędzy, ale też lepszy wynik w tabeli ESG, co bezpośrednio przekłada się na rating kredytowy firmy.
Większość małych i średnich zakładów produkcyjnych, z którymi współpracujemy, traci rocznie około 3 800 PLN na samej nieznajomości parametrów swoich przyłączy energetycznych. Poprzez wdrożenie efektywności systemowej, czyli precyzyjne monitorowanie liczników co 15 minut, jesteśmy w stanie wykazać spadek emisji o 14,2% bez wymiany maszyn na nowe. To są właśnie te twarde dane rynkowe, których szukają banki przy ocenie ryzyka. Pamiętaj, że od marca musisz posiadać faktury w formacie pozwalającym na wyodrębnienie zużycia energii w konkretnych budynkach, a nie tylko zbiorcze zestawienia z księgowości.
Dodatkowym wyzwaniem jest raportowanie czynników chłodniczych w systemach klimatyzacji (często pomijany element Zakresu 1). Jeśli w Twoim biurze przybyło w zeszłym roku 6 nowych jednostek split, musisz mieć certyfikat ich szczelności i precyzyjną wagę gazu. Dla wielu spółek z o.o. to nowość, która wymaga przeszkolenia pracowników administracji. W Van Patterson zalecamy prowadzenie cyfrowego rejestru instalacji chłodniczych już od teraz, aby w styczniu przyszłego roku nie szukać papierowych protokołów z przeglądów u podwykonawców.
Łańcuch dostaw i standardy etyczne
Raportowanie ESG to nie tylko ekologia, ale też ład korporacyjny (litera G w skrócie). Spółki z o.o. będą musiały opisać, jak monitorują swoich dostawców. Jeśli kupujesz komponenty od 31 podwykonawców, musisz sprawdzić, czy oni również przestrzegają norm środowiskowych. Stanowisko urzędu regulacji wskazuje, że nie wystarczy oświadczenie dostawcy – potrzebne są dowody lub zapisy w umowach. W praktyce oznacza to konieczność aneksowania umów z najważniejszymi partnerami biznesowymi, co zazwyczaj zajmuje od 3 do 7 tygodni pracy prawnika.
Często spotykamy się z sytuacją, w której lokalna firma z Krakowa traci kontrakt eksportowy do Niemiec, bo nie potrafi w ciągu 48 godzin przedstawić struktury swojego łańcucha dostaw pod kątem ryzyk ESG. Nowe wymogi zmuszają do uporządkowania tych spraw. Wdrożenie polityki antykorupcyjnej oraz procedur whistleblowingowych (zgłaszania nieprawidłowości) to kolejne punkty, które muszą znaleźć się w raporcie za 2025 rok. W Van Patterson pomogliśmy już 19 podmiotom wdrożyć takie mechanizmy, co pozwoliło im uzyskać certyfikację wymaganą przez kontrahentów z UE.
Warto zauważyć, że wymogi te uderzają rykoszetem w mniejsze firmy, które teoretycznie pod progi raportowe nie podpadają. Jeśli Twoja spółka z o.o. jest dostawcą dla dużego koncernu, to ten koncern wymusi na Tobie podanie danych o śladzie węglowym Twojego produktu. To zjawisko dotyczy już 23% małych przedsiębiorstw w naszym regionie. Przygotowanie się na te pytania z wyprzedzeniem to jedyny sposób, by nie wypaść z rynku w połowie przyszłego roku.
Lokalne firmy tracą kontrakty eksportowe, bo nie potrafią w 48 godzin przedstawić struktury swoich emisji.
Jak uniknąć kar i zarzutów o greenwashing?
Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz Komisja Nadzoru Finansowego coraz częściej przyglądają się sprawozdaniom pod kątem tzw. greenwashingu, czyli podawania nieprawdziwych informacji o proekologiczności firmy. Jeśli w raporcie napiszesz o 'zielonej energii', a 91% Twojego prądu pochodzi z węgla i nie masz na to certyfikatów pochodzenia (GO), narażasz spółkę na wysoką grzywnę. Zgodnie z zapisami dyrektywy, każde twierdzenie w raporcie musi mieć pokrycie w dokumentacji technicznej lub fakturach. (Swoją drogą, wielu naszych klientów zapomina, że certyfikaty GO trzeba kupować z wyprzedzeniem, bo ich cena potrafi wzrosnąć o 28% w skali kwartału).
Analiza twardych danych rynkowych przeprowadzona przez nasz zespół w Krakowie wykazuje, że najczęstszym błędem jest brak spójności między danymi finansowymi a niefinansowymi. Przykładowo: wydatki na paliwo w księgach nie zgadzają się z wyliczonym śladem węglowym floty. Takie rozbieżności to 'czerwona flaga' dla audytora. Van Patterson stosuje metodę podwójnej weryfikacji, która eliminuje te błędy na etapie wstępnego audytu. W zeszłym roku wykryliśmy takie błędy u 12 klientów, zanim ich raporty trafiły do oficjalnego obiegu.
Ostatecznym argumentem za rzetelnym raportowaniem jest dostęp do tańszego kapitału. Banki oferują kredyty o niższym oprocentowaniu (nawet o 0,4 punktu procentowego mniej) dla firm z wiarygodną strategią ESG. Dla kredytu o wartości 2 mln PLN oznacza to realną redukcję kosztów finansowych o kilka tysięcy złotych rocznie. To czysty zysk, który z naddatkiem pokrywa koszty przygotowania raportu. Nasza rola polega na tym, aby te dane były niepodważalne i gotowe do prezentacji przed komitetem kredytowym w dowolnym momencie.
